PQ är en ledande global leverantör av silikater, kiseldioxid och derivatprodukter. PQ:s produkter används i ett stort antal olika industriella processer och i många kundprodukter, från dekorativa färger till gröna cement, från rent dricksvatten till gröna däck och från tandkräm till biobränslen och öl.

I samarbete med PQ:s HR-team, ledare och medarbetare är denna roll ensamt ansvarig för löneadministrationen för alla anställda i Nordamerika i USA och Kanada, vilket säkerställer korrekta löner i rätt tid för fackliga, icke-befriade och befriade personer i flera stater och provinser.

Utöver löneutbetalning och efterlevnad av lagar och regler är denna befattning en viktig ägare av utvalda HR-teknikplattformar och rapportering av personaldata, vilket stöder HR-processer som prestationshantering, kompensationsplanering, personalplanering och transaktioner under medarbetarnas livscykel. Rollen har ett nära samarbete med HR-ledningen, Finance och IT för att säkerställa att HR-systemen är optimerade, integrerade, säkra och anpassade till affärsbehoven.

Denna position kräver stark teknisk förmåga, uppmärksamhet på detaljer och ett tankesätt för kontinuerlig förbättring. Den framgångsrika kandidaten kommer att visa ett ihärdigt, lösningsbaserat tillvägagångssätt och proaktivt identifiera möjligheter att förbättra lönernas noggrannhet, förbättra systemfunktionaliteten och leverera meningsfulla insikter om arbetskraften genom analys och rapportering.

Idealiska kandidater ansluter sig till PQ:s kärnvärden integritet, hållbarhet, människor, kundfokus och säkerhet. Framgångsrika medarbetare anammar och modellerar dessa värderingar i sina beteenden och handlingar.

Löneadministration och genomförande:

• Hantera alla aspekter av löner för fackligt och icke-fackligt anslutna anställda i USA och Kanada, inklusive datainmatning för nyanställningar, uppsägningar och uppdateringar.

• Behandla lönetransaktioner inklusive löner, bonusar, provisioner, skifttillägg, retroaktiva löner, avdrag för förmåner, utmätningar, skatter och andra inkomster/avdrag.

• Underhålla masterdata för löner, inklusive nyanställningar, uppsägningar, jobbyten, löneökningar och uppdateringar av anställdas status.

• Samarbeta med Benefits Manager om lönerelaterad behandling av förmåner, inklusive samordning av invaliditetsersättning, avdrag för förmåner och avstämning av leverantörsfiler.

• Förbereda och behandla slutliga löneutbetalningar, uppsägningar och löneutbetalningar utanför cykeln i enlighet med tillämpliga statliga och provinsiella bestämmelser.

• Fungera som expert på lönefrågor och ansvara för att upprätthålla och kontinuerligt förbättra löneförfaranden, kontroller och standardrutiner (SOP).

Efterlevnad, kontroller och administration av fackliga avtal:

• Säkerställa efterlevnad av federala, statliga, lokala och provinsiella lagar om löner och arbetstider, lönebestämmelser och företagets policyer.

• Administrera lönerelaterade krav inom ramen för fackliga avtal, inklusive skifttillägg, övertidsregler och avtalsbaserade löneökningar.

• Upprätthålla starka interna lönekontroller och säkerställa korrekta godkännanden, dokumentation och revisionsberedskap.

• Hålla sig uppdaterad om lönelagstiftning och förändringar i regelverk, rekommendera process- och systemuppdateringar vid behov.

Ägarskap av HR-teknik och system

• Fungera som den primära HR-funktionsägaren för löne- och tidredovisningssystem i Nordamerika (ADP Workforce Now och ADP Time & Attendance).

• Tillhandahålla support och funktionell administration för ytterligare HR-teknikplattformar som stöder prestationshantering, kompensationsplanering, personalplanering och hantering av medarbetardata.

• Stödja systemkonfiguration, säkerhetsroller, godkännande av arbetsflöden och datastyrning för att säkerställa korrekta medarbetardata och kontrollerad åtkomst.

• Leda systemtestning och validering för förbättringar, nya funktioner, årliga uppdateringar och processförbättringar, för att säkerställa minimala störningar i löne- och HR-cyklerna.

• Utveckla utbildningsmaterial och ge utbildning till HR-teammedlemmar, anläggningsadministratörer och chefer om löner, tidredovisning och relaterade HR-system.

• Upprätthålla leverantörsrelationer och fungera som huvudkontakt för leverantörer av HR-teknik, stödja problemlösning och kontinuerlig optimering.

Personalanalys, rapportering och KPI-hantering

• Utveckla och underhålla instrumentpaneler för personalstyrkan och återkommande rapportering för löner, arbetskostnader, övertidstrender, frånvaro och omsättningsmått.

• Analysera löne- och tidsredovisningsdata för att identifiera trender, ineffektivitet och efterlevnadsrisker och ge HR och ledningen insikter som de kan agera på.

• Tillhandahålla korrekt rapportering av löne- och personaluppgifter till finans- och affärsledare för att stödja beslut om prognoser, budgetering och personalplanering.

• Stödja HR-ledningen med analyser för årliga cykler, inklusive meriter, kompensationsplanering, processer för prestationsgranskning och rapportering av personalstyrkan.

• Säkerställa att rapporteringen är korrekt genom periodiska revisioner och valideringsprocesser.

Engagemang hos intressenter och stöd till medarbetare

• Upprätthålla hög synlighet och bygga starka arbetsrelationer med medarbetare på alla nivåer, från fabriks- och fackföreningsanställda till ledande befattningshavare.

• Svara professionellt och snabbt på förfrågningar om löner, lösa avvikelser och säkerställa en positiv medarbetarupplevelse.

• Kommunicera proaktivt med intressenter om lönescheman, systemändringar och processuppdateringar.

• Stödja HR-kommunikation och vägledning till medarbetare avseende löner, HR-teknikverktyg och årliga HR-program.

Efterlevnad av skattelagstiftning och hantering av årsslutet

• Hantera kvartals- och årslönebeskattningen och säkerställa efterlevnad av federala, statliga, lokala och provinsiella krav.

• Säkerställa korrekt skatteupplägg för nyanställda och anställda som flyttar mellan olika jurisdiktioner.

• Hantera installation av nya skattejurisdiktioner och lösa skatteändringar vid behov.

• Svara på och lösa skatteanmälningar i samarbete med ADP och interna intressenter.

• Säkerställa korrekt årsskifteshantering, inklusive förberedelse och distribution av W-2 och T-4.

• Beräkna och bearbeta kalkylmässig inkomst för tillämpliga naturaförmåner och säkerställa korrekt skatterapportering och efterlevnad.

• Stödja skapandet av leverantörsfiler och avstämningar för 401(k), HSA och andra förmånsprogram, i samarbete med Benefits Manager och tredjepartsleverantörer.

Processförbättring & Kontinuerlig förbättring

• Identifiera och genomföra förbättringar av löneprocesser, arbetsflöden för HR-teknik, automatisering av rapportering och dataintegritet.

• Fungera som förändringsagent genom att rekommendera och driva bästa praxis inom löneadministration, HRIS-styrning och systemeffektivitet.

• Delta i tvärfunktionella projekt som stöder HR-verksamhet, digital omvandling och initiativ för kontinuerlig förbättring.

Ytterligare ansvarsområden

• Följa alla miljö-, hälso- och säkerhetsföreskrifter samt företagets policyer.

• Utföra andra arbetsuppgifter som tilldelas.

• Kandidatexamen i redovisning, företagsekonomi, personalfrågor eller relaterat område
• Certifierad Payroll Professional (CPP)
• Minst 5-7 års erfarenhet av lönehantering med fokus på verksamhet i flera delstater och Kanada.
• Dokumenterad erfarenhet av lönesystem som ADP Workforce Now eller liknande system
• Dokumenterad erfarenhet av Time & Attendance-system, företrädesvis ADP
• Omfattande kunskap om lönefunktionen inklusive förberedelser, balansering, intern kontroll och löneskatter.
• God kännedom om federala, delstatliga och lokala lagar och regler för löner i USA.
• Erfarenhet och kunskap om kanadensiska löner är meriterande.
• Erfarenhet av att hantera löner för fackligt och icke-fackligt anslutna anställda.
• Dokumenterad förmåga att hantera komplexa frågor om löneskatt och efterlevnad i båda länderna.
• Erfarenhet av att skriva och uppdatera löneregler och Standard Operating Procedures.
• Erfarenhet av processförbättring och automatisering inom lönefunktioner.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office Suite, särskilt Excel (t.ex. VLOOKUPs, pivottabeller), Word, Outlook och Powerpoint.
• Beteende- och jobbkompetenser (inklusive ledarskapskompetenser)
• Starka analytiska och problemlösande färdigheter.
• Utmärkt organisationsförmåga och känsla för detaljer.
• Utmärkt förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt.
• Uppvisa en självgående mentalitet med förmåga att effektivt samarbeta inom ett team, driva initiativ framåt och samtidigt främja en samarbetsvillig arbetsmiljö.
• Förmåga att leda komplexa projekt med noggrann planering, säkerställa framgångsrikt genomförande och anpassning till organisatoriska mål.

EHS ansvarsområden

• Kommunicerar, främjar och visar personligen att säkerhet/hälsa (inklusive PQP-principer) är en #1-prioritet
• Deltagande i riskbedömningsrevisioner i tillämpliga fall
• Förstå PQ-principerna (PQP) och hur de implementeras i platsens organisation, regler och procedurer
• Genomför HSE-utbildningskrav som identifierats för jobbet i rätt tid

PQ är en arbetsgivare som ger lika möjligheter. Vi utvärderar kvalificerade sökande utan hänsyn till ras, hudfärg, religion, kön, sexuell läggning, könsidentitet, nationellt ursprung, funktionshinder, veteranstatus eller andra juridiskt skyddade egenskaper. Klicka på länken för att läsa Känn till dina rättigheter: Diskriminering på arbetsplatsen är olagligt (eeoc.gov). För mer information, vänligen se länken Känn till dina rättigheter: Diskriminering på arbetsplatsen är olagligt | U.S. Equal Employment Opportunity Commission (eeoc.gov).