PQ is een toonaangevende wereldwijde leverancier van silicaten, silica's en afgeleide producten. De producten van PQ worden gebruikt in een breed scala van industriële processen en vele producten van klanten, van decoratieve verven tot groen cement, van schoon drinkwater tot groene banden en van tandpasta tot biobrandstoffen en bier.

In deze functie, waarin je samenwerkt met het HR-team, de leidinggevenden en de werknemers van PQ, ben je volledig verantwoordelijk voor de volledige salarisadministratie voor alle werknemers in Noord-Amerika in de VS en Canada, waarbij je zorgt voor een nauwkeurige en tijdige salarisadministratie voor vakbonds-, niet-vrijgestelde en vrijgestelde werknemers in meerdere staten en provincies.

Naast het uitvoeren van de salarisadministratie en het naleven van wet- en regelgeving, is deze functie een belangrijke eigenaar van geselecteerde HR-technologieplatforms en rapportage van personeelsgegevens, ter ondersteuning van HR-processen zoals prestatiebeheer, compensatieplanning, personeelsplanning en levenscyclustransacties van werknemers. De functie werkt nauw samen met HR-leidinggevenden, Financiën en IT om ervoor te zorgen dat HR-systemen geoptimaliseerd, geïntegreerd en veilig zijn en afgestemd op de bedrijfsbehoeften.

Voor deze functie zijn sterke technische vaardigheden, oog voor detail en een mentaliteit van voortdurende verbetering vereist. De succesvolle kandidaat zal blijk geven van een volhardende, oplossingsgerichte aanpak en proactief mogelijkheden identificeren om de nauwkeurigheid van de salarisadministratie te verbeteren, de functionaliteit van het systeem te verbeteren en zinvolle inzichten in het personeelsbestand te verschaffen door middel van analyses en rapportages.

De ideale kandidaten sluiten zich aan bij de kernwaarden van PQ: Integriteit, Duurzaamheid, Mensen, Klantgerichtheid en Veiligheid. Succesvolle medewerkers omarmen en modelleren deze waarden in hun gedrag en acties.

Salarisadministratie en -uitvoering:

• Beheren van alle aspecten van salarisadministratie voor vakbonds- en niet-vakbondsmedewerkers in de VS en Canada, waaronder gegevensinvoer voor nieuwe werknemers, beëindigingen en updates.

• Verwerk salaristransacties zoals salarissen, bonussen, provisies, ploegentoeslagen, loon met terugwerkende kracht, inhoudingen op uitkeringen, derdenbeslagen, belastingen en andere verdiensten/kortingen.

• De stamgegevens van de salarisadministratie bijhouden, inclusief nieuwe aanwervingen, beëindigingen, functiewijzigingen, loonsverhogingen en statusupdates van werknemers.

• Samenwerken met Benefits Manager voor het verwerken van de salarisadministratie in verband met secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder het coördineren van uitkeringen bij arbeidsongeschiktheid, het inhouden van secundaire arbeidsvoorwaarden en het afstemmen van leveranciersbestanden.

• Laatste loonstroken, beëindigingen van dienstverband en loonstroken buiten de cyclus voorbereiden en verwerken in overeenstemming met de toepasselijke staats- en provinciale regelgeving.

• fungeren als deskundige op het gebied van salarisadministratie, verantwoordelijk voor het onderhouden en voortdurend verbeteren van salarisadministratieprocedures, -controles en Standard Operating Procedures (SOP's).

Naleving, controles en beheer van contracten met de Unie:

• Ervoor zorgen dat de federale, staats-, lokale en provinciale loon- en urenwetten, loonvoorschriften en het bedrijfsbeleid worden nageleefd.

• Beheer van loongerelateerde vereisten binnen vakbondscontracten, waaronder ploegenpremies, regels voor overwerk en contractafhankelijke loonsverhogingen.

• Onderhouden van sterke interne looncontroles, zorgen voor de juiste goedkeuringen, documentatie en gereedheid voor audits.

• Op de hoogte blijven van wijzigingen in de salariswetgeving en regelgeving en waar nodig proces- en systeemupdates aanbevelen.

HR-technologie en -systemen eigendom

• fungeren als de primaire HR-functionele eigenaar voor de salaris- en tijdregistratiesystemen in Noord-Amerika (ADP Workforce Now en ADP Time & Attendance).

• Ondersteuning en functioneel beheer bieden voor aanvullende HR-technologieplatforms ter ondersteuning van prestatiemanagement, compensatieplanning, personeelsplanning en gegevensbeheer van werknemers.

• Ondersteunen van systeemconfiguratie, beveiligingsrollen, goedkeuringen van workflows en gegevensbeheer om te zorgen voor accurate personeelsgegevens en gecontroleerde toegang.

• Leid het testen en valideren van het systeem voor verbeteringen, nieuwe functies, jaarlijkse updates en procesverbeteringen, zodat de salarisadministratie en HR-cycli zo min mogelijk worden verstoord.

• Ontwikkelen van trainingsmateriaal en geven van training aan HR-teamleden, fabrieksadministrateurs en managers over salarisadministratie, tijdregistratie en gerelateerde HR-systemen.

• Relaties met leveranciers onderhouden en fungeren als belangrijke contactpersoon voor leveranciers van HR-technologie, ondersteuning bij het oplossen van problemen en voortdurende optimalisatie.

Personeelsanalyses, rapportage en KPI-beheer

• Ontwikkelen en onderhouden van personeelsdashboards en terugkerende rapportages voor salarisadministratie, loonkosten, trends in overuren, ziekteverzuim en verloopcijfers.

• Analyseren van salaris- en tijdregistratiegegevens om trends, inefficiënties en nalevingsrisico's te identificeren en HR en de leiding waardevolle inzichten te verschaffen.

• Zorg voor nauwkeurige rapportage van salaris- en personeelsgegevens aan de financiële afdeling en bedrijfsleiders ter ondersteuning van beslissingen op het gebied van prognoses, budgettering en personeelsplanning.

• HR-leiding ondersteunen met analyses voor jaarlijkse cycli, waaronder verdienste, compensatieplanning, prestatiebeoordelingsprocessen en personeelsrapportage.

• Garandeer de nauwkeurigheid van de rapportage door periodieke audits en validatieprocessen.

Betrokkenheid van belanghebbenden en werknemersondersteuning

• Een goede zichtbaarheid behouden en sterke werkrelaties opbouwen met werknemers op alle niveaus, van fabrieks- en vakbondsmedewerkers tot senior leiderschap.

• Professioneel en snel reageren op vragen over salarisadministratie, afwijkingen oplossen en zorgen voor een positieve werknemerservaring.

• Communiceer proactief met belanghebbenden over salarisplanningen, systeemwijzigingen en procesupdates.

• Ondersteunen van HR-communicatie en begeleiding van werknemers met betrekking tot salarisadministratie, HR-technologietools en jaarlijkse HR-programma's.

Naleving van belastingwetgeving en verwerking aan het einde van het jaar

• Beheer de driemaandelijkse en jaarlijkse loonbelastingaangiften en zorg ervoor dat de federale, staats-, lokale en provinciale vereisten worden nageleefd.

• Zorg voor een nauwkeurige belastinginstelling voor nieuwe werknemers en overplaatsingen tussen rechtsgebieden.

• Beheer het opzetten van nieuwe belastingjurisdicties en los zo nodig belastingwijzigingen op.

• Reageren op en oplossen van belastingmeldingen in samenwerking met ADP en interne belanghebbenden.

• Zorg voor een nauwkeurige verwerking aan het einde van het jaar, inclusief het opstellen en distribueren van W-2 en T-4.

• Berekenen en verwerken van toegerekende inkomsten voor secundaire arbeidsvoorwaarden en zorgen voor correcte belastingaangifte en -naleving.

• Ondersteunen bij het genereren van leveranciersbestanden en afstemming voor 401(k), HSA en andere uitkeringsprogramma's, in samenwerking met Benefits Manager en externe leveranciers.

Procesverbetering en continue verbetering

• Identificeren en implementeren van verbeteringen in salarisadministratieprocessen, HR-technologische workflows, automatisering van rapportages en praktijken op het gebied van gegevensintegriteit.

• fungeren als een change agent die best practices aanbeveelt en stimuleert op het gebied van salarisadministratie, HRIS-governance en systeemefficiëntie.

• Deelnemen aan cross-functionele projecten ter ondersteuning van HR-activiteiten, digitale transformatie en initiatieven voor voortdurende verbetering.

Extra verantwoordelijkheden

• Voldoen aan alle milieu-, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en aan het bedrijfsbeleid.

• Andere taken uitvoeren zoals toegewezen.

• Bachelordiploma in boekhouding, bedrijfsadministratie, personeelszaken of verwant vakgebied
• Certified Payroll Professional (CPP)-benaming
• Minimaal 5-7 jaar ervaring in salarisadministratie, met de nadruk op activiteiten in meerdere staten en Canada.
• Aantoonbare ervaring met salarissystemen zoals ADP Workforce Now of vergelijkbare systemen
• Aantoonbare ervaring met tijdregistratiesystemen, bij voorkeur ADP
• Uitgebreide kennis van de salarisadministratie, waaronder voorbereiding, balancering, interne controle en loonbelasting.
• Sterke kennis van federale, staats- en lokale wet- en regelgeving op het gebied van salarisadministratie in de V.S.
• Ervaring en kennis van de Canadese salarisadministratie is een pré.
• Ervaring met salarisadministratie voor vakbonds- en niet-vakbondsmedewerkers.
• Aantoonbare vaardigheid in het omgaan met complexe kwesties op het gebied van loonbelasting en naleving in beide landen.
• Ervaring met het schrijven en bijwerken van salarisregels en Standard Operating Procedures.
• Ervaring met procesverbetering en automatisering binnen payrollfuncties.
• Vaardig met Microsoft Office Suite, met name Excel (bijv. VLOOKUPs, draaitabellen) Word, Outlook en Powerpoint.
• Gedrags- en functiecompetenties (inclusief leiderschapscompetenties)
• Sterke analytische en probleemoplossende vaardigheden.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je hebt een zelfstartermentaliteit en kunt effectief samenwerken in een team, initiatieven stimuleren en een coöperatieve werkomgeving bevorderen.
• Het vermogen om complexe projecten te leiden met een nauwgezette planning, om te zorgen voor een succesvolle uitvoering en afstemming op de doelstellingen van de organisatie.

EHS verantwoordelijkheden

• Communiceert, promoot en demonstreert persoonlijk Veiligheid/Gezondheid (inclusief PQP Principes) als #1 prioriteit
• Deelname aan risicobeoordelingsaudits indien van toepassing
• PQP-beginselen (PQP) begrijpen en hoe deze worden geïmplementeerd in de organisatie, regels en procedures op de locatie
• Voldoet tijdig aan de HSE-trainingsvereisten die voor de functie zijn vastgesteld

PQ is een werkgever die gelijke kansen biedt. We beoordelen gekwalificeerde sollicitanten zonder rekening te houden met ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit, nationaliteit, handicap, veteranenstatus of andere wettelijk beschermde kenmerken. Klik op de link om te lezen Ken uw rechten: Discriminatie op de werkplek is illegaal (eeoc.gov). Bekijk voor meer informatie de link Ken uw rechten: Discriminatie op de werkplek is illegaal | U.S. Equal Employment Opportunity Commission (eeoc.gov).