PQ adalah penyedia silikat, sika, dan produk turunannya yang terkemuka di dunia. Produk PQ digunakan dalam berbagai macam proses industri dan banyak produk pelanggan, mulai dari cat dekoratif hingga semen, dari air minum bersih hingga ban ramah lingkungan dan dari pasta gigi hingga bahan bakar nabati dan bir.

Bekerja secara kolaboratif dengan tim SDM PQ, para pemimpin dan karyawan, peran ini bertanggung jawab penuh atas administrasi penggajian menyeluruh untuk semua karyawan Amerika Utara di seluruh AS dan Kanada, memastikan penggajian yang akurat dan tepat waktu untuk serikat pekerja, karyawan yang tidak dikecualikan, dan karyawan yang dikecualikan di berbagai negara bagian dan provinsi.

Selain eksekusi dan kepatuhan penggajian, posisi ini juga berfungsi sebagai pemilik utama platform teknologi SDM tertentu dan pelaporan data tenaga kerja, yang mendukung proses SDM seperti manajemen kinerja, perencanaan kompensasi, perencanaan tenaga kerja, dan transaksi siklus hidup karyawan. Posisi ini bermitra erat dengan pimpinan SDM, Keuangan, dan TI untuk memastikan sistem SDM dioptimalkan, terintegrasi, aman, dan selaras dengan kebutuhan bisnis.

Posisi ini membutuhkan kemampuan teknis yang kuat, perhatian terhadap detail, dan pola pikir perbaikan yang berkelanjutan. Kandidat yang berhasil akan menunjukkan pendekatan berbasis solusi yang gigih, secara proaktif mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan akurasi penggajian, meningkatkan fungsionalitas sistem, dan memberikan wawasan tenaga kerja yang bermakna melalui analitik dan pelaporan.

Kandidat yang ideal selaras dengan Nilai-Nilai Inti PQ yaitu Integritas, Keberlanjutan, Manusia, Fokus pada Pelanggan, dan Keselamatan. Karyawan yang sukses merangkul dan mencontohkan nilai-nilai ini dalam perilaku dan tindakan mereka.

Administrasi dan Eksekusi Penggajian:

• Mengelola semua aspek penggajian untuk karyawan serikat dan non-serikat pekerja di AS dan Kanada, termasuk entri data untuk karyawan baru, pemutusan hubungan kerja, dan pembaruan.

• Memproses transaksi penggajian termasuk gaji, bonus, komisi, perbedaan shift, pembayaran retroaktif, potongan tunjangan, hiasan, pajak, dan pendapatan/pengurangan lainnya.

• Mengelola data master penggajian termasuk karyawan baru, pemutusan hubungan kerja, perubahan pekerjaan, kenaikan gaji, dan pembaruan status karyawan.

• Bermitra dengan Manajer Manfaat dalam pemrosesan tunjangan terkait penggajian, termasuk koordinasi pembayaran tunjangan disabilitas, pemotongan tunjangan, dan rekonsiliasi file vendor.

• Mempersiapkan dan memproses gaji akhir, pemutusan hubungan kerja, dan penggajian di luar siklus sesuai dengan peraturan negara bagian dan provinsi yang berlaku.

• Berperan sebagai ahli dalam bidang penggajian, yang bertanggung jawab untuk memelihara dan terus meningkatkan prosedur penggajian, kontrol, dan Prosedur Operasi Standar (SOP).

Kepatuhan, Pengendalian & Administrasi Kontrak Serikat Pekerja:

• Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang upah dan jam kerja federal, negara bagian, lokal, dan provinsi, peraturan penggajian, dan kebijakan perusahaan.

• Mengelola persyaratan terkait penggajian dalam kontrak serikat pekerja, termasuk premi shift, aturan lembur, dan kenaikan upah berdasarkan kontrak.

• Menjaga kontrol penggajian internal yang kuat, memastikan persetujuan, dokumentasi, dan kesiapan audit yang tepat.

• Tetap mengikuti perkembangan undang-undang penggajian dan perubahan peraturan, merekomendasikan pembaruan proses dan sistem sesuai kebutuhan.

Kepemilikan Teknologi & Sistem SDM

• Berperan sebagai pemilik fungsional SDM utama untuk sistem penggajian dan ketepatan waktu di Amerika Utara (ADP Workforce Now dan ADP Time & Attendance).

• Menyediakan dukungan dan administrasi fungsional untuk platform teknologi SDM tambahan yang mendukung manajemen kinerja, perencanaan kompensasi, perencanaan tenaga kerja, dan manajemen data karyawan.

• Mendukung konfigurasi sistem, peran keamanan, persetujuan alur kerja, dan tata kelola data untuk memastikan data karyawan yang akurat dan akses yang terkendali.

• Memimpin pengujian dan validasi sistem untuk peningkatan, fitur baru, pembaruan tahunan, dan perbaikan proses, memastikan gangguan minimal pada siklus penggajian dan SDM.

• Mengembangkan materi pelatihan dan memberikan pelatihan kepada anggota tim SDM, administrator pabrik, dan manajer tentang penggajian, ketepatan waktu, dan sistem SDM terkait.

• Menjaga hubungan dengan vendor dan berfungsi sebagai kontak utama untuk penyedia teknologi SDM, mendukung penyelesaian masalah dan pengoptimalan yang berkelanjutan.

Analisis Tenaga Kerja, Pelaporan & Manajemen KPI

• Mengembangkan dan memelihara dasbor tenaga kerja dan pelaporan berulang untuk penggajian, biaya tenaga kerja, tren lembur, ketidakhadiran, dan metrik perputaran.

• Menganalisis data penggajian dan ketepatan waktu untuk mengidentifikasi tren, inefisiensi, dan risiko kepatuhan, memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti kepada SDM dan pimpinan.

• Menyediakan pelaporan data penggajian dan tenaga kerja yang akurat kepada para pemimpin Keuangan dan bisnis untuk mendukung keputusan peramalan, penganggaran, dan perencanaan tenaga kerja.

• Mendukung kepemimpinan SDM dengan analitik untuk siklus tahunan termasuk prestasi, perencanaan kompensasi, proses tinjauan kinerja, dan pelaporan jumlah karyawan.

• Memastikan akurasi pelaporan melalui proses audit dan validasi secara berkala.

Keterlibatan Pemangku Kepentingan & Dukungan Karyawan

• Menjaga visibilitas yang tinggi dan membangun hubungan kerja yang kuat dengan karyawan di semua tingkatan, mulai dari karyawan pabrik dan serikat pekerja hingga pimpinan senior.

• Menanggapi pertanyaan penggajian secara profesional dan segera, menyelesaikan perbedaan dan memastikan pengalaman karyawan yang positif.

• Berkomunikasi secara proaktif dengan para pemangku kepentingan mengenai jadwal penggajian, perubahan sistem, dan pembaruan proses.

• Mendukung komunikasi SDM dan panduan yang berhubungan dengan karyawan terkait penggajian, perangkat teknologi SDM, dan program SDM tahunan.

Kepatuhan Pajak & Pemrosesan Akhir Tahun

• Mengelola pengajuan pajak penggajian triwulanan dan tahunan serta memastikan kepatuhan terhadap persyaratan federal, negara bagian, lokal, dan provinsi.

• Memastikan pengaturan pajak yang akurat untuk karyawan baru dan transfer karyawan lintas yurisdiksi.

• Mengelola pengaturan yurisdiksi pajak baru dan menyelesaikan amandemen pajak sesuai kebutuhan.

• Menanggapi dan menyelesaikan pemberitahuan pajak melalui kemitraan dengan ADP dan pemangku kepentingan internal.

• Memastikan pemrosesan akhir tahun yang akurat termasuk persiapan dan distribusi W-2 dan T-4.

• Menghitung dan memproses pendapatan yang diperhitungkan untuk tunjangan tambahan yang berlaku, memastikan pelaporan dan kepatuhan pajak yang tepat.

• Mendukung pembuatan dan rekonsiliasi berkas vendor untuk 401(k), HSA, dan program tunjangan lainnya, bekerja sama dengan Manajer Tunjangan dan vendor pihak ketiga.

Perbaikan Proses & Peningkatan Berkelanjutan

• Mengidentifikasi dan mengimplementasikan perbaikan pada proses penggajian, alur kerja teknologi SDM, otomatisasi pelaporan, dan praktik integritas data.

• Berperan sebagai agen perubahan, merekomendasikan dan mendorong praktik-praktik terbaik dalam administrasi penggajian, tata kelola HRIS, dan efisiensi sistem.

• Berpartisipasi dalam proyek lintas fungsi yang mendukung operasi SDM, transformasi digital, dan inisiatif peningkatan berkelanjutan.

Tanggung Jawab Tambahan

• Mematuhi semua peraturan lingkungan, kesehatan, keselamatan, dan kebijakan perusahaan.

• Melakukan tugas-tugas lain yang ditugaskan.

• Gelar sarjana di bidang Akuntansi, Administrasi Bisnis, Sumber Daya Manusia, atau bidang terkait
• Penunjukan Profesional Penggajian Bersertifikat (Certified Payroll Professional/CPP)
• Minimal 5-7 tahun pengalaman dalam manajemen penggajian, dengan fokus pada operasi multi-negara bagian dan Kanada.
• Pengalaman yang telah terbukti dengan sistem penggajian seperti ADP Workforce Now atau sistem serupa
• Memiliki pengalaman dengan sistem Waktu & Kehadiran, lebih disukai ADP
• Pengetahuan yang luas tentang fungsi penggajian termasuk persiapan, penyeimbangan, pengendalian internal, dan pajak penggajian.
• Pengetahuan yang kuat tentang undang-undang dan peraturan penggajian federal, negara bagian, dan lokal di AS
• Lebih disukai yang memiliki pengalaman dan pengetahuan tentang penggajian di Kanada.
• Berpengalaman mengelola penggajian untuk karyawan serikat dan non-serikat.
• Menunjukkan kemampuan untuk menangani masalah pajak penggajian yang kompleks dan kepatuhan di kedua negara.
• Berpengalaman dalam menulis dan memperbarui aturan penggajian dan Prosedur Operasional Standar.
• Pengalaman dalam peningkatan proses dan otomatisasi dalam fungsi penggajian.
• Mahir menggunakan Microsoft Office Suite, khususnya Excel (misalnya, VLOOKUP, tabel pivot) Word, Outlook, dan Powerpoint.
• Kompetensi Perilaku & Pekerjaan (termasuk kompetensi kepemimpinan)
• Keterampilan analitis dan pemecahan masalah yang kuat.
• Keterampilan organisasi yang sangat baik dan perhatian terhadap detail.
• Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik.
• Menunjukkan mentalitas self-starter dengan kemampuan untuk berkolaborasi secara efektif dalam tim, mendorong inisiatif ke depan sambil membina lingkungan kerja yang kooperatif.
• Kemampuan untuk memimpin proyek-proyek yang kompleks dengan perencanaan yang cermat, memastikan pelaksanaan yang sukses dan selaras dengan tujuan organisasi.

Tanggung Jawab EHS

• Mengkomunikasikan, mempromosikan, dan secara pribadi menunjukkan Keselamatan/Kesehatan (termasuk Prinsip-prinsip PQP) sebagai prioritas #1
• Partisipasi dalam audit penilaian risiko sebagaimana yang berlaku
• Memahami Prinsip-prinsip PQ (PQP) dan bagaimana penerapannya dalam organisasi, aturan, dan prosedur di lokasi
• Menyelesaikan persyaratan pelatihan K3LH yang diidentifikasi untuk pekerjaan tersebut secara tepat waktu

PQ adalah pemberi kerja dengan kesempatan yang sama. Kami mengevaluasi pelamar yang memenuhi syarat tanpa memperhatikan ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, orientasi seksual, identitas gender, asal kebangsaan, disabilitas, status veteran, atau karakteristik lain yang dilindungi secara hukum. Klik tautan untuk membaca Ketahui Hak-hak Anda: Diskriminasi di tempat kerja adalah ilegal (eeoc.gov). Untuk informasi lebih lanjut, silakan tinjau tautan Ketahui Hak-hak Anda: Diskriminasi di Tempat Kerja adalah Ilegal | Komisi Kesetaraan Kesempatan Kerja AS (eeoc.gov).