PQ est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de silicates, de silices et de produits dérivés. Les produits de PQ sont utilisés dans une grande variété de processus industriels et dans de nombreux produits clients, des peintures décoratives au ciment vert, de l'eau potable aux pneus verts, du dentifrice aux biocarburants et à la bière.

En collaboration avec l'équipe des RH de PQ, les dirigeants et les employés, ce poste est entièrement responsable de l'administration de la paie pour tous les employés d'Amérique du Nord aux États-Unis et au Canada, assurant une paie précise et opportune pour les populations syndiquées, non-exemptes et exemptes dans de nombreux États et provinces.

Outre l'exécution et la conformité de la paie, le titulaire de ce poste est le principal propriétaire de certaines plateformes technologiques de ressources humaines et de rapports sur les données relatives à la main-d'œuvre, soutenant les processus de ressources humaines tels que la gestion des performances, la planification des rémunérations, la planification de la main-d'œuvre et les transactions relatives au cycle de vie des employés. Il travaille en étroite collaboration avec la direction des ressources humaines, la direction financière et la direction informatique afin de s'assurer que les systèmes de ressources humaines sont optimisés, intégrés, sécurisés et alignés sur les besoins de l'entreprise.

Ce poste requiert de solides compétences techniques, le souci du détail et un état d'esprit d'amélioration continue. Le candidat retenu fera preuve d'une approche persistante et axée sur les solutions, en identifiant de manière proactive les possibilités d'améliorer l'exactitude de la paie, de renforcer les fonctionnalités du système et de fournir des informations significatives sur les effectifs par le biais d'analyses et de rapports.

Les candidats idéaux s'alignent sur les valeurs fondamentales de PQ, à savoir l'intégrité, le développement durable, les personnes, l'orientation client et la sécurité. Les employés qui réussissent adoptent et modèlent ces valeurs dans leurs comportements et leurs actions.

Administration et exécution de la paie :

• Gérer tous les aspects de la paie pour les employés syndiqués et non syndiqués aux États-Unis et au Canada, y compris la saisie des données pour les nouvelles embauches, les cessations d'emploi et les mises à jour.

• Traiter les opérations de paie, y compris les salaires, les primes, les commissions, les différentiels d'équipe, les salaires rétroactifs, les déductions de prestations, les saisies-arrêts, les impôts et autres gains/déductions.

• Gérer les données de base de la paie, y compris les nouvelles embauches, les licenciements, les changements de poste, les augmentations de salaire et les mises à jour du statut des employés.

• Collaborer avec le gestionnaire des avantages sociaux pour le traitement des avantages liés à la paie, y compris la coordination des indemnités d'invalidité, les déductions des avantages sociaux et le rapprochement des dossiers des fournisseurs.

• Préparer et traiter les derniers salaires, les licenciements et les salaires hors cycle conformément aux réglementations nationales et provinciales en vigueur.

• Servir d'expert en matière de paie, responsable du maintien et de l'amélioration continue des procédures, des contrôles et des modes opératoires normalisés (MON) en matière de paie.

Conformité, contrôles et administration des contrats syndicaux :

• Veiller au respect des lois fédérales, nationales, locales et provinciales en matière de salaires et d'heures de travail, des règles de paie et des politiques de l'entreprise.

• Gérer les exigences liées à la paie dans le cadre des contrats syndicaux, y compris les primes d'équipe, les règles relatives aux heures supplémentaires et les augmentations de salaire prévues par les contrats.

• Maintenir des contrôles internes rigoureux sur les salaires, en veillant à ce que les approbations, la documentation et l'état de préparation à l'audit soient corrects.

• Se tenir au courant de la législation en matière de paie et des modifications réglementaires, en recommandant des mises à jour des processus et des systèmes, le cas échéant.

Technologie et systèmes RH

• Servir de principal responsable fonctionnel des RH pour les systèmes de paie et de comptabilisation des heures en Amérique du Nord (ADP Workforce Now et ADP Time & Attendance).

• Assurer le soutien et l'administration fonctionnelle de plates-formes technologiques RH supplémentaires pour la gestion des performances, la planification des rémunérations, la planification des effectifs et la gestion des données relatives aux salariés.

• Soutenir la configuration du système, les rôles de sécurité, les approbations de flux de travail et la gouvernance des données afin de garantir l'exactitude des données sur les employés et le contrôle de l'accès.

• Diriger les tests et la validation du système pour les améliorations, les nouvelles fonctionnalités, les mises à jour annuelles et les améliorations de processus, en veillant à perturber le moins possible les cycles de paie et de ressources humaines.

• Élaborer des supports de formation et dispenser des formations aux membres de l'équipe RH, aux administrateurs d'usine et aux gestionnaires sur la paie, le chronométrage et les systèmes RH connexes.

• Entretenir les relations avec les fournisseurs et servir de contact principal avec les fournisseurs de technologie RH, en soutenant la résolution des problèmes et l'optimisation continue.

Analyse de la main-d'œuvre, rapports et gestion des indicateurs clés de performance

• Élaborer et tenir à jour des tableaux de bord sur les effectifs et des rapports récurrents sur les salaires, les coûts de main-d'œuvre, les tendances en matière d'heures supplémentaires, l'absentéisme et les indicateurs de rotation.

• Analyser les données relatives à la paie et au chronométrage afin d'identifier les tendances, les inefficacités et les risques de non-conformité, en fournissant des informations exploitables aux RH et à la direction.

• Fournir des rapports précis sur les données relatives à la paie et aux effectifs aux responsables financiers et commerciaux afin de soutenir les décisions relatives aux prévisions, à la budgétisation et à la planification des effectifs.

• Soutenir la direction des ressources humaines en matière d'analyse pour les cycles annuels, notamment en ce qui concerne le mérite, la planification des rémunérations, les processus d'évaluation des performances et les rapports sur les effectifs.

• Garantir l'exactitude des rapports par des audits périodiques et des processus de validation.

Engagement des parties prenantes et soutien des employés

• Maintenir une grande visibilité et établir de solides relations de travail avec les employés à tous les niveaux, depuis les employés de l'usine et des syndicats jusqu'aux cadres supérieurs.

• Répondre de manière professionnelle et rapide aux demandes de renseignements sur les salaires, résoudre les divergences et garantir une expérience positive pour les employés.

• Communiquer de manière proactive avec les parties prenantes en ce qui concerne les calendriers de paie, les changements de système et les mises à jour de processus.

• Soutenir les communications RH et les orientations destinées aux employés en ce qui concerne la paie, les outils technologiques RH et les programmes RH annuels.

Conformité fiscale et traitement de fin d'année

• Gérer les déclarations trimestrielles et annuelles d'impôts sur les salaires et veiller au respect des exigences fédérales, nationales, locales et provinciales.

• Assurer une configuration fiscale précise pour les nouvelles embauches et les transferts d'employés d'une juridiction à l'autre.

• Gérer la mise en place de nouvelles juridictions fiscales et résoudre les modifications fiscales le cas échéant.

• Répondre aux avis d'imposition et les résoudre en partenariat avec ADP et les parties prenantes internes.

• Assurer l'exactitude du traitement de fin d'année, y compris la préparation et la distribution des formulaires W-2 et T-4.

• Calculer et traiter les revenus imputés pour les avantages sociaux applicables, en veillant à ce que les déclarations fiscales soient correctes et conformes.

• Soutenir la génération et le rapprochement des fichiers des fournisseurs pour les programmes 401(k), HSA et autres avantages sociaux, en partenariat avec le gestionnaire des avantages sociaux et les fournisseurs tiers.

Amélioration des processus et amélioration continue

• Identifier et mettre en œuvre des améliorations aux processus de paie, aux flux de travail de la technologie RH, à l'automatisation des rapports et aux pratiques d'intégrité des données.

• Servir d'agent de changement, recommander et promouvoir les meilleures pratiques en matière d'administration de la paie, de gouvernance du SIRH et d'efficacité du système.

• Participer à des projets transversaux soutenant les opérations RH, la transformation numérique et les initiatives d'amélioration continue.

Responsabilités supplémentaires

• Respecter toutes les réglementations en matière d'environnement, de santé et de sécurité, ainsi que les politiques de l'entreprise.

• Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées.

• Licence en comptabilité, en administration des affaires, en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
• Titre de Professionnel certifié de la paie (CPP)
• Au moins 5 à 7 ans d'expérience dans la gestion de la paie, avec un accent sur les opérations multiétatiques et canadiennes.
• Expérience confirmée des systèmes de paie tels que ADP Workforce Now ou des systèmes similaires
• Expérience avérée des systèmes de gestion du temps et des présences, de préférence ADP
• Connaissance approfondie de la fonction de paie, y compris la préparation, l'équilibrage, le contrôle interne et les impôts sur les salaires.
• Connaissance approfondie des lois et réglementations fédérales, nationales et locales en matière de paie aux États-Unis.
• Une expérience et des connaissances en matière de paie au Canada sont préférables.
• Expérience de la gestion de la paie pour des employés syndiqués et non syndiqués.
• Capacité avérée à gérer des questions complexes liées à l'impôt sur les salaires et à la conformité dans les deux pays.
• Expérience de la rédaction et de la mise à jour des règles de paie et des procédures opérationnelles standard.
• Expérience de l'amélioration des processus et de l'automatisation des fonctions de paie.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d'Excel (par exemple, VLOOKUP, tableaux croisés dynamiques), de Word, d'Outlook et de Powerpoint.
• Compétences comportementales et professionnelles (y compris les compétences en matière de leadership)
• Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes.
• Excellentes capacités d'organisation et souci du détail.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Faire preuve d'un esprit d'initiative et d'une capacité à collaborer efficacement au sein d'une équipe, à faire avancer les initiatives tout en favorisant un environnement de travail coopératif.
• Capacité à diriger des projets complexes avec une planification méticuleuse, en veillant à leur bonne exécution et à leur alignement sur les objectifs de l'organisation.

Responsabilités en matière d'ESS

• Communiquer, promouvoir et démontrer personnellement que la sécurité/santé (y compris les principes de la PQP) est une priorité #1.
• Participation aux audits d'évaluation des risques, le cas échéant
• Comprendre les principes de qualité professionnelle (PQP) et la manière dont ils sont mis en œuvre dans l'organisation, les règles et les procédures du site.
• Remplir en temps utile les exigences de formation HSE identifiées pour le poste.

PQ est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Nous évaluons les candidats qualifiés sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'origine nationale, du handicap, du statut d'ancien combattant ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Cliquez sur le lien pour lire Connaissez vos droits : La discrimination sur le lieu de travail est illégale (eeoc.gov). Pour plus d'informations, veuillez consulter le lien suivant Connaissez vos droits : La discrimination sur le lieu de travail est illégale | U.S. Equal Employment Opportunity Commission (eeoc.gov).