PQ ist ein weltweit führender Anbieter von Silikaten, Kieselsäuren und Derivatprodukten. Die Produkte von PQ werden in einer Vielzahl von industriellen Prozessen und vielen Kundenprodukten eingesetzt, von dekorativen Farben bis zu grünem Zement, von sauberem Trinkwasser bis zu grünen Reifen und von Zahnpasta bis zu Biokraftstoffen und Bier. Zement, von sauberem Trinkwasser bis zu grünen Reifen und von Zahnpasta bis zu Biokraftstoffen und Bier.

In Zusammenarbeit mit dem PQ-Personalteam, den Führungskräften und den Mitarbeitern ist diese Funktion ausschließlich für die vollständige Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle nordamerikanischen Mitarbeiter in den USA und Kanada verantwortlich und gewährleistet eine korrekte und pünktliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für gewerkschaftlich organisierte, nicht tarifgebundene und tariflich bezahlte Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten und Provinzen.

Neben der Durchführung der Gehaltsabrechnung und der Einhaltung von Vorschriften ist diese Position maßgeblich für ausgewählte HR-Technologieplattformen und die Berichterstattung über Personaldaten verantwortlich und unterstützt HR-Prozesse wie Leistungsmanagement, Vergütungsplanung, Personalplanung und Transaktionen im Lebenszyklus von Mitarbeitern. Die Rolle arbeitet eng mit der Personalleitung, der Finanzabteilung und der IT-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass die HR-Systeme optimiert, integriert und sicher sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.

Diese Position erfordert ausgeprägte technische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung. Der erfolgreiche Kandidat wird einen beharrlichen, lösungsorientierten Ansatz an den Tag legen und proaktiv nach Möglichkeiten suchen, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu verbessern, die Systemfunktionalität zu erweitern und durch Analysen und Berichte aussagekräftige Erkenntnisse über die Belegschaft zu gewinnen.

Ideale Kandidaten entsprechen den Grundwerten von PQ: Integrität, Nachhaltigkeit, Menschen, Kundenorientierung und Sicherheit. Erfolgreiche Mitarbeiter machen sich diese Werte zu eigen und leben sie in ihrem Verhalten und Handeln vor.

Verwaltung und Durchführung der Gehaltsabrechnung:

• Verwaltung aller Aspekte der Gehaltsabrechnung für gewerkschaftlich und nicht gewerkschaftlich organisierte Mitarbeiter in den USA und Kanada, einschließlich der Dateneingabe für Neueinstellungen, Kündigungen und Aktualisierungen.

• Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, einschließlich Gehältern, Prämien, Provisionen, Schichtdifferenzen, rückwirkenden Gehaltszahlungen, Abzügen von Sozialleistungen, Pfändungen, Steuern und anderen Einnahmen/Abzügen.

• Pflege der Stammdaten der Gehaltsabrechnung, einschließlich Neueinstellungen, Kündigungen, Stellenwechsel, Lohnerhöhungen und Aktualisierungen des Mitarbeiterstatus.

• Zusammenarbeit mit dem Benefits Manager bei der Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, einschließlich der Koordination von Invaliditätszahlungen, Leistungsabzügen und dem Abgleich von Lieferantenakten.

• Vorbereitung und Bearbeitung von Endabrechnungen, Kündigungen und Gehaltsabrechnungen außerhalb des Zyklus in Übereinstimmung mit den geltenden staatlichen und provinziellen Vorschriften.

• Funktion als Experte für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, verantwortlich für die Pflege und kontinuierliche Verbesserung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren, Kontrollen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs).

Compliance, Kontrollen und Verwaltung von Gewerkschaftsverträgen:

• Sicherstellung der Einhaltung der Lohn- und Arbeitszeitgesetze auf Bundes-, Landes-, Kommunal- und Provinzebene, der Gehaltsabrechnungsvorschriften und der Unternehmensrichtlinien.

• Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen von Gewerkschaftsverträgen, einschließlich Schichtzuschlägen, Überstundenregelungen und vertragsbedingten Lohnerhöhungen.

• Aufrechterhaltung strenger interner Lohn- und Gehaltskontrollen, Gewährleistung ordnungsgemäßer Genehmigungen, Dokumentation und Prüfungsbereitschaft.

• Sie halten sich auf dem Laufenden über die Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze und Änderungen der Vorschriften und empfehlen bei Bedarf Prozess- und Systemaktualisierungen.

Eigentum an HR-Technologie und -Systemen

• Hauptverantwortlicher für die HR-Funktion für die nordamerikanischen Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungssysteme (ADP Workforce Now und ADP Time & Attendance).

• Unterstützung und funktionale Verwaltung zusätzlicher HR-Technologieplattformen zur Unterstützung des Leistungsmanagements, der Vergütungsplanung, der Personaleinsatzplanung und der Verwaltung von Mitarbeiterdaten.

• Unterstützung von Systemkonfiguration, Sicherheitsrollen, Workflow-Genehmigungen und Data Governance, um korrekte Mitarbeiterdaten und kontrollierten Zugriff zu gewährleisten.

• Leitung von Systemtests und -validierungen für Erweiterungen, neue Funktionen, jährliche Aktualisierungen und Prozessverbesserungen unter Gewährleistung minimaler Unterbrechungen der Gehaltsabrechnungs- und HR-Zyklen.

• Entwicklung von Schulungsmaterial und Durchführung von Schulungen für Mitglieder des HR-Teams, Betriebsleiter und Manager zu Lohnabrechnung, Zeiterfassung und verwandten HR-Systemen.

• Pflege von Lieferantenbeziehungen und Funktion als Hauptansprechpartner für HR-Technologieanbieter, Unterstützung bei der Problemlösung und kontinuierlichen Optimierung.

Arbeitskräfteanalyse, Berichterstattung und KPI-Management

• Entwicklung und Pflege von Personal-Dashboards und wiederkehrenden Berichten für Gehaltsabrechnungen, Arbeitskosten, Überstundentrends, Fehlzeiten und Fluktuationskennzahlen.

• Analyse von Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungsdaten, um Trends, Ineffizienzen und Compliance-Risiken zu ermitteln und der Personalabteilung und der Geschäftsführung verwertbare Erkenntnisse zu liefern.

• Erstellung genauer Berichte über Gehaltsabrechnungs- und Personaldaten für die Finanzabteilung und die Unternehmensleitung zur Unterstützung von Prognosen, Budgetierung und Personalplanungsentscheidungen.

• Unterstützung der Personalleitung mit Analysen für die jährlichen Zyklen, einschließlich Verdienst- und Vergütungsplanung, Leistungsbewertungsverfahren und Personalbestandsberichten.

• Sicherstellung der Genauigkeit der Berichterstattung durch regelmäßige Audits und Validierungsprozesse.

Engagement der Interessengruppen und Unterstützung der Mitarbeiter

• Aufrechterhaltung eines hohen Bekanntheitsgrades und Aufbau enger Arbeitsbeziehungen zu Mitarbeitern auf allen Ebenen, von Betriebs- und Gewerkschaftsmitarbeitern bis hin zu leitenden Angestellten.

• Professionelle und prompte Beantwortung von Anfragen zur Gehaltsabrechnung, Klärung von Unstimmigkeiten und Gewährleistung positiver Erfahrungen für die Mitarbeiter.

• Proaktive Kommunikation mit den Beteiligten in Bezug auf Gehaltsabrechnungspläne, Systemänderungen und Prozessaktualisierungen.

• Unterstützung der HR-Kommunikation und Beratung der Mitarbeiter in Bezug auf Gehaltsabrechnung, HR-Technologie-Tools und jährliche HR-Programme.

Steuerkonformität & Jahresendverarbeitung

• Verwaltung der vierteljährlichen und jährlichen Lohnsteuererklärungen und Sicherstellung der Einhaltung der Anforderungen auf Bundes-, Landes-, Kommunal- und Provinzebene.

• Sicherstellung der korrekten steuerlichen Behandlung von Neueinstellungen und Versetzungen von Mitarbeitern über verschiedene Rechtsordnungen hinweg.

• Verwaltung der Einrichtung neuer Steuergebiete und Lösung von Steueränderungen nach Bedarf.

• Beantwortung und Lösung von Steuerbescheiden in Zusammenarbeit mit ADP und internen Beteiligten.

• Sicherstellung der korrekten Jahresendverarbeitung einschließlich der Vorbereitung und Verteilung von W-2 und T-4.

• Berechnung und Verarbeitung des unterstellten Einkommens für anwendbare Zusatzleistungen, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Steuerberichterstattung und Einhaltung der Vorschriften.

• Unterstützung bei der Erstellung von Anbieterdateien und dem Abgleich für 401(k), HSA und andere Leistungsprogramme in Zusammenarbeit mit dem Benefits Manager und Drittanbietern.

Prozessverbesserung und kontinuierliche Verbesserung

• Identifizierung und Umsetzung von Verbesserungen der Gehaltsabrechnungsprozesse, der HR-Technologie-Workflows, der Automatisierung der Berichterstattung und der Datenintegritätspraktiken.

• Sie fungieren als Change Agent und empfehlen und fördern bewährte Verfahren in den Bereichen Gehaltsabrechnung, HRIS-Governance und Systemeffizienz.

• Teilnahme an funktionsübergreifenden Projekten zur Unterstützung von HR-Operationen, digitaler Transformation und Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

• Halten Sie alle Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie die Unternehmensrichtlinien ein.

• Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben.

• Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen, Betriebswirtschaft, Personalwesen oder einem verwandten Bereich
• Bezeichnung Certified Payroll Professional (CPP)
• Mindestens 5-7 Jahre Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Schwerpunkt auf Tätigkeiten in mehreren Bundesstaaten und Kanada.
• Nachgewiesene Erfahrung mit Gehaltsabrechnungssystemen wie ADP Workforce Now oder ähnlichen Systemen
• Nachgewiesene Erfahrung mit Zeit- und Anwesenheitssystemen, vorzugsweise ADP
• Umfassende Kenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich Vorbereitung, Abrechnung, interne Kontrolle und Lohnsteuer.
• Fundierte Kenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze und -vorschriften auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene in den USA.
• Erfahrung und Kenntnisse in der kanadischen Lohnbuchhaltung bevorzugt.
• Erfahrung in der Verwaltung der Gehaltsabrechnung für gewerkschaftlich und nicht gewerkschaftlich organisierte Mitarbeiter.
• Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Fragen der Lohnsteuer und deren Einhaltung in beiden Ländern zu behandeln.
• Erfahrung in der Ausarbeitung und Aktualisierung von Gehaltsabrechnungsvorschriften und Standardarbeitsanweisungen.
• Erfahrung mit der Verbesserung und Automatisierung von Abläufen in der Lohnbuchhaltung.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite, insbesondere von Excel (z. B. VLOOKUPs, Pivot-Tabellen), Word, Outlook und Powerpoint.
• Verhaltens- und Arbeitsplatzkompetenzen (einschließlich Führungskompetenzen)
• Ausgeprägte analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sie sind in der Lage, selbständig zu handeln und effektiv in einem Team zusammenzuarbeiten, Initiativen voranzutreiben und gleichzeitig ein kooperatives Arbeitsumfeld zu fördern.
• Fähigkeit, komplexe Projekte mit sorgfältiger Planung zu leiten und dabei die erfolgreiche Durchführung und Ausrichtung an den Unternehmenszielen sicherzustellen.

EHS-Verantwortlichkeiten

• Kommuniziert, fördert und demonstriert persönlich Sicherheit/Gesundheit (einschließlich der PQP-Grundsätze) als #1-Priorität
• Teilnahme an Audits zur Risikobewertung, soweit zutreffend
• Verstehen der PQ-Grundsätze (PQP) und deren Umsetzung in der Standortorganisation, den Regeln und Verfahren
• Rechtzeitige Erfüllung der für die Tätigkeit festgelegten HSE-Schulungsanforderungen

PQ ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir beurteilen qualifizierte Bewerber ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Behinderung, Veteranenstatus oder andere gesetzlich geschützte Merkmale. Klicken Sie auf den Link, um zu lesen Kennen Sie Ihre Rechte: Diskriminierung am Arbeitsplatz ist illegal (eeoc.gov). Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link Kennen Sie Ihre Rechte: Diskriminierung am Arbeitsplatz ist ungesetzlich | U.S. Equal Employment Opportunity Commission (eeoc.gov).